Cum alegi un sistem de monitorizare GPS pentru o flotă?

Administrarea unei flote de autovehicule fără un sistem de monitorizare GPS este din ce în ce mai dificilă.
Indiferent dacă dețineți 5 autoturisme, 20 de utilaje sau sute de camioane, un sistem GPS modern vă poate ajuta
să reduceți costurile operaționale, să creșteți productivitatea și să aveți un control mai bun asupra activității vehiculelor.

În acest ghid explicăm ce trebuie să urmăriți atunci când alegeți o soluție de monitorizare GPS și care sunt
diferențele importante dintre sistemele disponibile pe piață.

Ce este un sistem de monitorizare GPS?

Un sistem de monitorizare GPS este format, în general, din două componente principale:

• un dispozitiv GPS montat pe vehicul;
• o platformă software accesibilă din browser sau din aplicația mobilă.

Dispozitivul transmite periodic informații despre activitatea vehiculului, iar administratorul flotei le poate consulta
în timp real sau sub formă de rapoarte.

Datele transmise pot include:

• poziția GPS;
• viteza de deplasare;
• traseul parcurs;
• timpul de staționare;
• kilometrii parcurși;
• starea contactului;
• orele de funcționare ale motorului;
• date CAN Bus, acolo unde vehiculul și echipamentul permit acest lucru;
• nivelul sau consumul de combustibil, în funcție de soluția instalată.

Ce funcții sunt cu adevărat importante?

Unele platforme promovează un număr foarte mare de funcții, însă nu toate sunt relevante pentru orice companie.
Este mai important ca sistemul ales să ofere corect funcțiile de bază și să poată fi configurat în funcție de activitatea flotei.

1. Localizare în timp real

Sistemul trebuie să permită vizualizarea poziției actuale a fiecărui vehicul pe hartă.

Această funcție ajută la:

• localizarea rapidă a vehiculelor și echipelor;
• estimarea timpului de sosire;
• alegerea vehiculului cel mai apropiat de o intervenție;
• verificarea respectării traseului stabilit;
• reducerea timpului petrecut pentru apeluri către șoferi.

2. Istoricul traseelor

O platformă bună trebuie să păstreze istoricul deplasărilor pentru o perioadă suficientă și să permită consultarea rapidă a acestuia.

Din istoricul traseelor ar trebui să puteți verifica:

• traseele efectuate;
• orele de plecare și sosire;
• durata deplasărilor;
• durata staționărilor;
• kilometrii parcurși;
• vitezele înregistrate;
• locurile vizitate.

3. Rapoarte automate

Rapoartele sunt esențiale pentru transformarea datelor GPS în informații utile pentru companie.

În funcție de activitate, puteți avea nevoie de rapoarte pentru:

• kilometrii parcurși zilnic sau lunar;
• orele de lucru;
• durata staționărilor;
• consumul de combustibil;
• vizitele efectuate la clienți;
• intrările și ieșirile din zone;
• activitatea șoferilor;
• orele de funcționare ale utilajelor;
• deplasările în afara programului.

Este util ca rapoartele să poată fi exportate în formate precum Excel, CSV sau PDF și să poată fi trimise automat prin e-mail.

4. Alerte și notificări

Alertele permit administratorului să fie informat doar atunci când apare o situație importantă, fără să urmărească permanent harta.

Exemple de alerte utile:

• depășirea unei limite de viteză;
• intrarea sau ieșirea dintr-o zonă;
• pornirea vehiculului în afara programului;
• staționarea prea lungă;
• deconectarea alimentării dispozitivului;
• scăderea tensiunii bateriei;
• posibil furt de combustibil;
• utilizarea neautorizată a vehiculului.

5. Geofencing

Geofencing-ul permite definirea unor zone virtuale pe hartă, precum sedii, depozite, șantiere, puncte de lucru sau locații ale clienților.

Sistemul poate înregistra sau semnala automat:

• intrarea într-o zonă;
• ieșirea dintr-o zonă;
• timpul petrecut în locație;
• vizitele realizate într-un anumit interval;
• staționările neautorizate.

Este suficient un dispozitiv GPS ieftin?

Nu întotdeauna. Dispozitivul GPS reprezintă doar o parte a soluției.

Un echipament foarte ieftin poate transmite poziția, dar poate avea limitări privind stabilitatea, memoria internă,
precizia, compatibilitatea cu senzorii sau frecvența transmiterii datelor.

În plus, cea mai importantă componentă pentru utilizarea zilnică este platforma software.
O platformă performantă trebuie să fie stabilă, ușor de folosit și capabilă să gestioneze atât flote mici, cât și flote extinse.

Atunci când comparați ofertele, analizați împreună:

• calitatea dispozitivului GPS;
• stabilitatea platformei;
• calitatea rapoartelor;
• opțiunile de integrare;
• suportul tehnic;
• costul total de utilizare.

Cum alegi platforma software?

Platforma este locul în care veți lucra zilnic, de aceea este recomandat să solicitați o demonstrație înainte de semnarea contractului.

Verificați dacă platforma oferă:

• localizare în timp real;
• istoric detaliat al traseelor;
• aplicație pentru Android și iPhone;
• rapoarte personalizabile;
• geofencing;
• notificări automate;
• export în Excel, CSV și PDF;
• mai multe niveluri de acces pentru utilizatori;
• API pentru integrarea cu alte aplicații;
• posibilitatea de a administra mai multe companii sau puncte de lucru;
• suport tehnic în limba română.

Ce se întâmplă când vehiculul nu are semnal GSM?

Un dispozitiv profesional trebuie să poată stoca datele în memoria internă atunci când nu există conexiune la internet.

După revenirea semnalului GSM, datele trebuie transmise automat către server, astfel încât istoricul traseului să nu fie pierdut.

Această funcție este importantă pentru vehiculele care circulă în zone cu acoperire slabă, în afara țării,
în cariere, în păduri sau în zone industriale izolate.

Ai nevoie de integrare cu alte sisteme?

Pentru multe companii, sistemul GPS nu trebuie să funcționeze izolat.

Poate fi necesară integrarea cu:

• ERP;
• CRM;
• aplicații de dispecerat;
• platforme logistice;
• sisteme de pontaj;
• aplicații pentru e-Transport;
• sisteme de management al comenzilor;
• platforme pentru tahografe digitale;
• aplicații interne dezvoltate de companie.

Integrarea prin API reduce introducerea manuală a datelor și permite automatizarea proceselor operaționale.

Monitorizarea combustibilului

Monitorizarea combustibilului este una dintre cele mai solicitate funcții pentru flotele de camioane, autoutilitare și utilaje.

În funcție de vehicul și de nivelul de precizie dorit, datele pot fi obținute prin:

• CAN Bus;
• sondă de nivel montată în rezervor;
• debitmetru;
• senzorul original al vehiculului;
• analiza alimentărilor și a variațiilor de nivel.

Un sistem configurat corect poate ajuta la identificarea:

• consumului excesiv;
• alimentărilor;
• scăderilor bruște de nivel;
• posibilelor furturi de combustibil;
• diferențelor dintre consumul estimat și cel real;
• vehiculelor sau șoferilor cu un consum peste media flotei.

Este important de reținut că precizia diferă în funcție de metoda utilizată, de forma rezervorului și de calibrarea sistemului.

Monitorizarea stilului de condus

Pentru flotele în care siguranța și costurile de exploatare sunt importante, sistemul GPS poate analiza comportamentul șoferilor.

Pot fi urmărite evenimente precum:

• accelerări bruște;
• frânări puternice;
• viraje agresive;
• depășiri repetate ale vitezei;
• funcționarea excesivă la ralanti;
• utilizarea vehiculului în afara programului.

Aceste informații pot fi utilizate pentru instruirea șoferilor, reducerea accidentelor și scăderea consumului de combustibil.

Monitorizare GPS pentru autoturisme, camioane și utilaje

Nu toate flotele au aceleași nevoi. Soluția trebuie aleasă în funcție de tipul vehiculului și de activitatea companiei.

Autoturisme și autoutilitare

În general, sunt importante:

• localizarea în timp real;
• kilometrii parcurși;
• vizitele la clienți;
• utilizarea în afara programului;
• rapoartele de activitate.

Camioane și transport internațional

Pot fi necesare funcții suplimentare precum:

• monitorizarea combustibilului;
• descărcarea de la distanță a datelor tahografului;
• identificarea șoferului;
• monitorizarea timpilor de conducere;
• integrarea cu sisteme logistice;
• monitorizarea semiremorcilor.

Utilaje și echipamente

Pentru utilaje sunt utile în special:

• orele de funcționare;
• localizarea în șantier;
• staționarea cu motorul pornit;
• consumul de combustibil;
• alertele de deplasare neautorizată;
• planificarea operațiunilor de mentenanță.

Ce nivel de precizie trebuie să aibă sistemul?

Pentru monitorizarea obișnuită a flotelor, precizia GPS este suficientă pentru identificarea traseelor, opririlor și locațiilor vizitate.

Totuși, performanța poate fi influențată de clădiri înalte, parcări subterane, tuneluri, vegetație densă sau montarea necorespunzătoare a dispozitivului.

Furnizorul trebuie să aleagă corect locul de instalare și să verifice funcționarea echipamentului după montaj.

Cât costă un sistem de monitorizare GPS?

Costul total poate include:

• dispozitivul GPS;
• instalarea;
• cartela SIM și traficul de date;
• abonamentul lunar pentru platformă;
• senzori sau accesorii suplimentare;
• integrări personalizate;
• servicii de mentenanță și suport.

Nu este recomandat să alegeți exclusiv oferta cu cel mai mic preț.
O soluție mai bine configurată poate produce economii prin reducerea consumului, optimizarea traseelor,
eliminarea utilizării neautorizate și scăderea timpilor morți.

Ce întrebări să puneți furnizorului?

Înainte de alegerea unei soluții, solicitați răspunsuri clare la următoarele întrebări:

1. Datele sunt afișate în timp real?
2. La ce interval transmite dispozitivul poziția?
3. Ce se întâmplă dacă vehiculul nu are semnal GSM?
4. Cât timp este păstrat istoricul?
5. Există aplicație pentru Android și iPhone?
6. Pot fi create rapoarte personalizate?
7. Rapoartele pot fi trimise automat prin e-mail?
8. Există API pentru integrare?
9. Pot fi conectați senzori suplimentari?
10. Există suport tehnic în România?
11. Cine asigură instalarea și garanția?
12. Pot testa platforma înainte de achiziție?
13. Există costuri suplimentare pentru utilizatori, rapoarte sau aplicația mobilă?

Greșeli frecvente în alegerea unui sistem GPS

Alegerea exclusiv în funcție de preț

Un abonament ieftin poate deveni costisitor dacă platforma nu oferă rapoartele necesare, dacă dispozitivele transmit incorect
sau dacă suportul tehnic răspunde greu.

Lipsa unei demonstrații

Este recomandat să vedeți platforma în funcțiune și să solicitați exemple de rapoarte înainte de semnarea contractului.

Instalarea neprofesională

O instalare necorespunzătoare poate produce întreruperi, descărcarea bateriei vehiculului, pierderea semnalului sau date incorecte.

Ignorarea integrărilor viitoare

Chiar dacă inițial aveți nevoie doar de localizare, în viitor poate fi necesară integrarea cu un ERP, CRM sau o aplicație de dispecerat.

Colectarea datelor fără utilizarea lor

Monitorizarea GPS produce valoare doar atunci când rapoartele și alertele sunt utilizate pentru luarea deciziilor.

De ce să alegi ProGPS?

ProGPS oferă soluții de monitorizare GPS adaptate activității fiecărei companii, pentru autoturisme, autoutilitare,
camioane, utilaje și echipamente speciale.

Soluțiile disponibile pot include:

• monitorizare în timp real;
• istoricul traseelor;
• rapoarte personalizate;
• geofencing;
• alerte și notificări;
• monitorizarea combustibilului;
• monitorizarea orelor de funcționare;
• soluții pentru tahografe;
• integrarea cu aplicații externe prin API;
• acces pentru mai mulți utilizatori;
• suport tehnic specializat.

Configurația potrivită este stabilită în funcție de tipul flotei, numărul de vehicule, rapoartele necesare
și procesele pe care compania dorește să le automatizeze.

Concluzie

Alegerea unui sistem de monitorizare GPS nu trebuie făcută doar în funcție de prețul dispozitivului sau al abonamentului.
O soluție completă trebuie să ofere echipamente fiabile, o platformă stabilă, rapoarte relevante,
posibilități de integrare și suport tehnic de calitate.

Înainte de achiziție, definiți clar ce doriți să monitorizați, ce rapoarte sunt necesare și ce procese doriți să optimizați.
În acest fel, sistemul GPS va deveni un instrument real de management al flotei, nu doar o hartă pe care sunt afișate vehiculele.